複数業者への個別対応、アナログ運用の限界から業務の効率化を求めてスクマ導入へ

スクマ導入以前は、業者ごとに異なる案内書・申込用紙があり、それらの準備に職員だけでなく申込をする保護者も苦労していた。

商品は各業者から代金引換で配送していたが、その運用には多くの課題があった。一番の問題点は、制服と体操着で業者が異なるため案内書や申込用紙が統一されていなかったことだ。保護者はそれぞれの案内書を読まなければならず、また申込書を手書きで何枚も記入する手間があった。職員も、入学手続き者へ案内書と申込用紙を送付するために各種書類を準備し、セット化する作業が必要となっていたほか、書類点数が多く重量が増すことで追加の送料負担が生じていた。
こうした実務の煩雑さやアナログ運用に伴う負担は積年の課題となっていたが、制服業者からスクマの紹介を受けたことが、導入を検討する大きな契機となった。

制服と体操着の一括注文と予約機能がもたらした衝撃

スクマから提案を受けた際、最も魅力を感じたのは「制服と体育用品の注文を、同じサイト上で一括して行える」という点だった。

業者ごとに分断されていた業務が、一つのプラットフォームで完結する仕組みは非常に画期的で、大きな改善効果が期待できるものだった。クレジットカード決済に加えて来場予約機能まで備わっていると説明を受けた際には、その好条件に疑念を抱くほどだったが、担当者の丁寧な説明により不安は解消された。
特に、予約機能については期待以上だった。以前は自由来場形式だったので、時間によっては教室に入りきれないほどの来場者が集中してしまい、長い待ち時間が発生するなど対応に苦慮していた。しかし導入後は来場時間が分散されたため、混雑は完全に解消された。

1枚で完結する案内書、キャッシュレス化の恩恵とデータの自動化

実際にスクマを運用し始めて、その効果は想像以上だった。

まず、入学者への案内書類の準備や郵送の手間がなくなった。以前は業者ごとの複写式書類や記入例を揃え、分厚い封筒で送る労力とコストが負担だったが、現在はスクマの案内書1枚で完結する。また、代金引換では高額な現金を自宅で用意していただく必要があったが、クレジットカード決済が選択できるようになったことで、現在では9割以上の家庭が同決済方法を利用しており、保護者の負担は大幅に軽減された。
さらに、学校と業者間で発生していたデータ連携ミスも解消された。従来は手書き書類の集計や入力作業に起因する誤字・脱字が発生していたが、現在は保護者が直接入力したデータが共有されるため、情報の正確性が担保されている。

在校生の「追加購入」の手間を大幅削減し、いつでもどこでも購入可能に

スクマ導入による変化の中でも、特に大きな効果を実感しているのが、在校生向けの「追加購入」における利便性の向上である。

以前は、月に一度業者が来校して昼休みに販売会を実施していた。生徒は現金を携え、短い休み時間内に注文しなくてはならず、買いそびれた場合は翌月まで待つか、遠い店舗まで行かざるを得ない状況だった。また、事務室ではハイソックスなどの小物類を取り扱っていたが、放課後の駆け込みやサイズ間違いの交換作業など、仲介業務が多く発生していた。
スクマ導入後は、24時間いつでもウェブから追加購入が可能となったことにより、スマホ操作に慣れた親世代にはスムーズに受け入れられ、事務室への問い合わせは激減した。来校販売の回数も年に4回にまで減り、業者の負担も軽減された。

独自の案内は撤廃し、学校のしおりに集約することでスムーズな運用へ

スクマの仕組みを保護者へより確実に浸透させるため、学校側でもいくつかの工夫を凝らした。

新入生に配布するプリントは、スクマ作成の1枚のみとしている。この1枚の案内書でも十分だが、より確実に伝わるよう、学校としても工夫を加えた。
入学手続き時に配布している「学校のしおり」に採寸日に関するページを新たに設け、事前に自宅で会員登録を済ませていただくことや、採寸当日にスマートフォンを持参することについて、手順をイラスト付きで分かりやすく掲載している。その結果、当日の運用はより円滑となり、採寸会場でログイン等に戸惑う保護者の姿も見られず、スムーズに運用できている。

休日の人員配置を劇的にスリム化

スクマの導入は、事務職員の負担軽減にも影響した。

以前は、新入生の採寸日に事務員や用務員が総出で休日出勤し、会場設営や誘導・書類確認に多くの人員と時間を割いていた。
しかし現在は、各業者との採寸の段取りをスクマが担ってくれているので、学校側の実務負担は大幅に軽減されている。
さらに、入学予定者がスクマのサイトから各自で予約を行う「事前予約制」となったことで、当日の混雑が解消され、誘導担当の職員が不要となった。書類確認についても基本的にウェブ上で完結するため、職員によるチェック作業はなくなり、結果として採寸日に必要な事務職員はわずか2名となった。
また、案内書には各問い合わせ先が掲載されているため、学校への繁忙期特有の学用品に関する電話問い合わせやクレームは、ほとんど発生しなくなった。これにより、学校への電話件数が大幅に減少し、事務室全体の業務負担軽減に大きく寄与している。

学用品購入時の負担を改善したいと思っていた中で、スクマの提案があった

本校でスクマを導入したきっかけは、制服業者および体操服業者それぞれからウェブ注文導入の提案があったことである。

もともと本校では、制服や学用品の注文・購入にあたり、新入生や保護者の方の負担、例えば大量の学用品を持ち帰る負担や現金でのやり取りのリスクを改善したいという声が現場から挙がっていた。
そういっ た状況下で業者それぞれがウェブ注文を提案してくれていたが、それぞれの業者のサイトで注文しなければならないとなると、保護者や新入生にとっては結局手間となる。そこで制服業者が紹介してくれたのが学用品販売を一元化できるスクマであった。

提案を聞いて、「抱えている課題やニーズに応えてくれる！」というイメージが持てた

スクマの提案を最初に聞いたとき特に感じたのは、本校が抱えていた課題やニーズによく合っているということだった。

導入にあたり、スクマ側が他社との調整を担うことで学校側の準備負担は非常に少なく、具体的な運用もイメージしやすかった。導入のハードルは低く、操作面での懸念も特になかった。
背景には校内のDX化推進という意向があった。アナログで残すべきものは大切にしつつ、簡略化できる事務は積極的にデジタルへ移行すべきだと考えていた。今は生徒や保護者の多くがスマートフォンを所有し、ウェブ出願も主流となっている。こうした時代の変化に合わせ、数年かけてでも煩雑な諸手続きを一元化したいという目標があったことが、導入の大きな決め手となった。

導入したことで、新入生、保護者、学校、業者それぞれの負担が大きく軽減された

スクマの運用を始めて一番良かったことは、これまで3日間だった制服採寸の日程を1日減らして2日間にすることができたことである。

新入生、保護者、学校に加え、業者の負担が減ったと思う。昨今の物価高騰、人件費高騰を見れば、採寸日程を短縮でき、その分経費も削減できたということは非常に大きい。事前に採寸日時を予約する仕組みによって、利便性も高まった。
まず、業者がスムーズに採寸や申込み受付をすることができるようになった。業者の中には当初導入に否定的なところもあったが、「やってよかった」という声が挙がっている。予約機能によって採寸が集中する時間の偏りがなくなったため、休憩も取れるようになり、導入に不安を感じられていた方にも効果を実感いただけた。さらに、採寸日に臨時に集める人員を絞ることもでき、人件費も削減できたと聞いている。
新入生・保護者は、申込書へ記入する手間や会場での待ち時間がほぼなくなった。それまでは会場に長蛇の列ができて、10分から20分も待たせてしまっていた。商品受け取り時の負担もなくなった。
導入以前、注文した制服や学用品は再び来校して受け取らなければならず、持ち帰るためのキャリーバックを必ず持参してもらうようお願いもしていた。それ自体も新入生にとっては大変な負担だったと思う。現場で十数万という大金をやり取りすることもなくなり、金銭に関するリスクも軽減された。
導入2年目からは、それまで午前10時から午後5時だった受付時間を、午前10時から午後4時に短縮することもできた。短縮を提案してくれたのもスクマで、採寸時の男女の人数比などからも運営の見直しをしてもらい、1時間の削減に至ったのだ。教職員も、残業する必要がなくなった。

注文窓口からその後の対応ほぼすべてをスクマに任せられる

窓口からすべて一元化できるようにスクマが担ってくれているのはとても助かる。

スクマが最初の窓口となることで、学校事務の負担は大幅に軽減された。制服採寸の時期は他の打ち合わせ等も多く、事務の負担は特に大きい。本校の入学者は専願者だけでも600名弱に上るため、その1割から問い合わせが来るだけで50件以上の対応が生じてしまう。それがなくなっただけでも非常に助かっている。実際、スクマの利便性は高く、導入後は保護者からの学用品に関する問い合わせがほとんどなくなった。
また、学用品の案内や注文方法をまとめた書類もスクマ側で作成してくれるため、校内では印刷物作成時の労力や経費の削減にもつながっている。基本的にはスクマが主体で動いてくれるため、学校側で特別な工夫を強いることはないが、併願採寸から納品までの期間が非常に短いため、採寸会場の動線の終わりにスクマの入力場所を設け、その場で注文内容を確認・入力できるようにしている。
これにより、スムーズな手続きが可能となり、併願者の注文忘れもほぼ解消された。専願者に関しても、担当者とリストを突き合わせてチェックを行うなど、注文漏れを防ぐために細心の注意を払っている。

当初スクマからは代引き決済の提案があったが、利便性を取ってクレジット導入を決めた。

時代の流れを見れば、やはり電子決済やクレジット決済は絶対に導入したほうがいいと考えていたので、導入してよかったと思う。実際、クレジット決済を利用される方は全体の8割から9割に上る。世の中で電子決済が増えており、学校もDX化を目指しているので、将来を見越してクレジット決済を導入するに至った。