コロナ禍でもたらされた「採寸会中止」の要望。
危機的状況を救ってくれたスクマシステム。

株式会社クレオヒューマンは学生服や学用品の物品購入窓口として、立命館各附属校の注文から納品までの取りまとめを行っている。スクマ導入の前までは従来通りの紙の申込書での受注をしていたが、学校ごとでフォーマットが異なり、さらに集計や発注も人の手に頼るため、手間がかかりミスも出やすい状況になっていた。そうしたなか、担当スタッフの入れ替わりによる経験不足への対応、事業の永続性や効率化も視野に入れ、取引している全学校の作業の統一化を検討していた。

そして迎えた、2020年2月後半。日本全体がコロナ禍に見舞われ、学校からは採寸時の「密」を避けて欲しいとの要望が入った。さらに、翌年の新入生の受け入れ時には、採寸会すら無くして欲しいと要請され、制服・指定品チームリーダーの鷲尾氏は「相当な危機感を感じた」という。この危機的状況を乗り越えるには、ウェブでの受注を始めるしかなかったが、専門知識もなく、何から手を付ければ良いかも分からなかった。この状況を何とかしなければと、上司の大内部長や中岡課長に相談しながらホームページ制作会社を探していたところ、取引先からスクマを紹介された。実際にサンプル画面や資料を見せてもらったところ、必要な機能が充実した、非常によくできたシステムであり、まさに「願ったり叶ったり」で導入することになった。

必要な機能のすべてがそろい、柔軟性もある。
「痒いところに手が届く」システム。

いちばん大変な作業がワンタッチ。
劇的に変わった集計・計算作業。

予約システムと並び、スクマの特筆すべき利便性のひとつに集計・計算機能がある。導入以前は、採寸会場で購入する学生服や学用品の申し込み用紙を保護者の方に手書きで記入していただいていた。そのため、最後の受付で申込書のチェックをする際、漏れがないかを一つひとつ確認し、時間を要していた。さらに、代引きの伝票金額の計算と名前の確認を何度も行っていたが、保護者の方へは合計金額をお伝えする場は無かった。

購入金額はご帰宅後にお客様ご自身で確認してくださいという流れになっており、なかには配達時の代引きではじめて合計金額を知る方もいたという。

しかしスクマの導入により、問題の多かった集計・計算作業については、短時間でミスなく対応できるようになった。最も手間の掛かる作業が、驚くほど短縮され「劇的に変化した」との嬉しい評価をいただいている。

新しくサイトを作るコストが不要。
タイミングも良く「渡りに船」的に導入。

株式会社富士文具がスクマシステムを導入したのは2020年のこと。立教女学院中学校・高等学校様がスクマシステムの導入の話を進めている際に、「渡りに船」的に導入することになった。もともと自社でネット通販をやっており、大学の通販の運営も手掛けていたので、経営管理部の小林氏の経験により「何とかできるだろう」との判断によるものだった。

導入の最大の理由は「新たにサイトを作るコストの必要がなく、サイトに掲載する商品名や価格だけ渡せば良かったし、写真提供も最初だけ。」また、スクマ株式会社は他のシステム会社と異なり、学生服や学用品の通販に精通しているため、「運用面でも、安心感と信頼がある。」ことも導入理由の一つになった。さらに、自社でサイトを作って運用した場合、データ管理は限られた担当者だけになり、ミスが発生しても気付きにくくなる。しかし、スクマであればチェック環境が整っており、何かあれば対応もしてもらえる。そんなリスク回避とメリットも魅力となり導入が決まった。

受注からお渡しまでの煩雑な作業がゼロに。
「働き方」を変えたスクマシステム。

スクマ導入後は「働き方」が変わったという。従来は学用品の受注からお渡しまですべて売店でやっていたが、導入後は人の手による作業もなくなり、売店は商品に関する問い合わせの対応だけでよくなった。また、保護者会で毎年3回の採寸会や集金、商品のお渡しなどを行っていたが、自宅でのサイト注文により商品が早いタイミングで自宅へ直送されているので、サイズ確認や荷物に問題はなかったか等を確認する1回のみの開催となっている。

仮に届いた商品のサイズが違っていたり、何か問題があった場合も、この保護者会で相談や解決方法を検討できるため、スクマ利用でより安心して商品購入ができるようになったのも事実だ。そして、手間が掛かる大切な集金業務は、スクマ導入前は採寸会場等での現金決済か後日の振込決済だった。特に振り込みの場合は確認作業が大変で、入金がなければ商品発送ができないため、日々銀行へ通帳記入に行かなければならなかったし、納期の都合で「一人だけのために振込確認に行ったこともある」とか。その点スクマは、振込確認や集金という煩雑な作業は一切なく「大きな効率化が図れた」と喜ばれている。

さらなる完成度を目指して。
ご要望をお聞きしてブラッシュアップへ。

年々、学校へ導入できるようになったスクマは、開発当初に比べ、ユーザーの声を反映しながら操作性や機能性をブラッシュアップさせてきた。

その努力もあり、富士文具様にも高い評価をいただいているが、より完成度の高いシステムを目指してさらなる要望をお聞きしてみた。

担当の小林氏によると、現状は保護者の方が配布されている商品一覧の用紙を確認しながら、サイト上にて商品の注文を行ってくださっている。

この操作説明をサイト上に表示できるページとして作り、注文する際にパソコンやスマホの画面上だけで完結できるようにしたいとのこと。他にも、サイトの表示機能など細かな問題点をいくつかいただいた。そして、それらを改善しより使いやすいスクマを作り上げることが、次のステップとなった。