当学園では以前から、入学前の学用品販売会で保護者と新入生が大量の荷物を持ち帰らなければならないことに対し、その負担の大きさを案じていた。年によっては暑かったり雨が降ったりと、天候が崩れる場合もある。
また、公共交通機関で来校してもらうことが原則であるため、その負担はさらに大きなものになっていた。そのような状況の中、数年前から学園ではスクマのようなサービスを求める声が上がっていた。保護者層も日常的にさまざまなECサイトを利用し慣れてきたことで、スクマ導入の下地は整っていた。折よくスクマのDMを手元に残していたので、話を聞いてみたところ「まさにこれを待っていた」と感じ、導入に踏み切ったのである。

従来のやり方では、入学前説明会および学用品販売会の各所でさまざまな確認作業が必要だった。スクマ導入後には、これらのデータがプラットフォームの出口で簡単に可視化されるようになった。もちろん、プラットフォーム上でいくつかのチェックポイントを設定することでこのような可視化が可能になり、教職員の意見の聞き取りやプロセスの検証を繰り返して最終的に現行の形に落ち着いた。さらにデータ集計の高速化が実現したことで情報を迅速に把握できるようになり、各フォローの判断も早くできるようになった。
また、これまでは全生徒・保護者に一つの同じ順路で会場を回ってもらうしかなかったが、漏れがなくなったことで、どんな順番でも自由に回ってもらうことができるようになった。漏れがあっても、最終チェックのところで再度案内することができる。導入前の一方通行だった頃は、こういったやり直しにも時間がかかっていた。

制服以外の諸物品について業者から値上げ提案があったことをきっかけに、学用品販売のあり方を見直すことになった。従来から、物品購入におけるクレジット決済の未導入や、新入生向け販売会の運営に関して課題を感じていた。その折にスクマから送付された広報誌に目を通したところ、掲載されていた他校の導入事例が自校の状況とほぼ重なっていたため、十分に対応できると判断した。課題と解決策が明確に示されていたこともあり、非常に説得力を感じた。
もちろん、関係業者との調整や実際の運用について不安はあったが、やってみなければわからない、進めなければ改善はないという意識のもとスクマ導入を決断した。現場で抱えていた課題感とサービス向上への意欲が導入推進の大きな力となった。

スクマ導入にあたっては、校内の調整にも工夫を要した。従来は1日で実施していた採寸会を3日間に分けたことで、校内の働き方改革と整合性を取る必要が生じた。そのため、教員ではなく事務職員が中心となって対応を完結させる運用へと移行し、有休や振替の調整を通じて負担の最小化を図った。加えて、物品価格の改定を実施したが、このご時世における値上げであったにもかかわらず保護者の皆様にはご理解をいただくことができた。学校としても、今後一層のサービス向上に努めていく必要があると認識している。
今後は、食堂のテイクアウト予約のオンライン化や在校生向け商品のラインナップ拡充、学校行事やアンケートとの連携など、さらなる展開を視野に入れている。可能であればアプリ化により通知機能を追加し、より利便性の高い運用を期待している。

スクマ導入前は体育館に集まり、商品を搬入・陳列し、釣り銭を大量に用意するなど、労力とリスクを伴う作業が常態化していた。販売当日も、最低でも5〜6人のスタッフを朝から夕方まで拘束しなければならず、人員確保だけでも大きな負担となっていた。しかし、スクマ導入後は当日の現場対応は自社スタッフ2名体制で十分にまかなえるようになり、外部からの応援人員を手配する必要がなくなった。運営時間も大幅に短縮され、長くても3〜5時間程度で一連の業務を終えられるようになった。
また、現金の取り扱いが不要になったことも大きな変化である。従来は何百万円もの釣り銭を硬貨と紙幣で用意し、管理する負担とリスクを抱えていたが、スクマの導入によってそれらが不要となった。準備段階から当日対応に至るまで、業務全体が圧倒的に効率化されたと言える。